O acervo é custodiado pelo Arquivo Municipal de Grândola. Na sequência do estabelecimento do protocolo de colaboração entre o Município de Grândola e a Freguesia de Santa Margarida da Serra para o depósito, comunicação e divulgação do fundo, firmado a 21 de Abril de 2013, a documentação foi transferida para as instalações do Arquivo Municipal. A Freguesia de Santa Margarida da Serra manteve-se proprietária da documentação, mas a entidade detentora passou a ser o Arquivo Municipal, sendo da sua responsabilidade a conservação destes documentos de arquivo, baseadas na sua guarda física, comunicabilidade e acessibilidade.
Por solicitação do Sr. Presidente desta Junta de Freguesia, Sr. José Grego Horta, os Técnicos do Arquivo Municipal de Grândola efetuaram o tratamento arquivístico relativo à higienização, acondicionamento, identificação, organização e descrição documental das espécies, que culminou com a elaboração do respetivo instrumento de descrição documental.
Detetam-se perdas documentais muito significativas, possivelmente relacionadas com a dispersão dos documentos, a transferência de espaços físicos ou a depredação de algumas espécies.